SPECIAL: Till dig som administrerar löner: Lönerapportering – vanliga frågor från arbetsgivare

 In Okategoriserat

Ett av de områden som jag och Collectums kundtjänst får många frågor kring, speciellt just nu, är vad som ska ingå i den lön som ska rapporteras in för den anställde till oss. Därför tänkte jag att det kan vara dags för några tips till er arbetsgivare hur ni ska tänka när ni rapporterar lön.

Tumregeln
En tumregel som jag brukar använda när jag ska beskriva vilka löneslag som ska ingå, är att månadslön och alla lönetillägg som den anställde kan få ska vara med i lönen som ni rapporterar in, medan de ersättningar som betalas ut och som är kostnadsutlägg inte ska tas med.

ITP 1 – rapportera varje månadslön
För ITP 1 är det oftast lite enklare att hamna rätt. Där är det ju utbetald bruttolön varje månad som ska rapporteras. Det betyder att även om det råkar vara på kronan samma lön som ni betalade ut månaden innan, så ska lönen rapporteras in till oss igen, varje månad.

ITP 2 – rapportera ny årslön
När det gäller ITP 2 ska ni rapportera ny årslön när den avtalade månadslönen ändras, vilket oftast blir en gång om året i samband med den årliga lönerevisionen. Men det kan så klart även vara vid andra tidpunkter, till exempel om en person byter tjänst internt under året.

När det gäller ITP 2:or tar ni den avtalade månadslönen x 12,2 vilket ger er den årslön ni ska rapportera. Att man ska multiplicera med 12,2 beror på att semesterersättning ska tas med. 0,2 % är en schablon som gäller för ITP-lönen oavsett vad som verkligen betalas ut till den anställde.

Timanställda
Fast livet vore ju lite för lätt om det var så enkelt. Det finns naturligtvis några undantag. Till exempel gäller lite andra regler för er som har timanställda.  Då ska ni räkna lönen på ett snitt av den utbetalda lönen under de tre föregående månaderna, ta det månadssnittet och multiplicera med 12,2 för att få årslönen. Den årslönen gäller sedan framåt.

Rörlig lön och bonus
Likaså finns det en del speciella regler för dem som har rörlig lön i någon form, till exempel provision eller bonus. Även bygger beräkningen på ett genomsnitt av tidigare utbetalda bonusar.

En fråga vi ofta får är hur man ska göra innan det finns tre år med utbetald rörlig lön/bonus att utgå ifrån. Vi på Collectum och ITP-parterna rekommenderar att ni som arbetsgivare ska ta med rörlig ersättning direkt vid anställningen eller då den införs, men det är ingen skyldighet att göra det. Det är alltså ni arbetsgivare som själva bestämmer hur ni vill göra med beräkningen av de rörliga lönerna/bonusarna innan det finns tre utbetalningsår att räkna på.

När bonus eller rörlig lön väl har betalts ut under tre år, räknar ni den rörliga lönen som ett genomsnitt på de tre föregående årens utbetalda rörliga löner/bonusar. Exempelvis, för den lön ni ska rapportera in för 2020tar ni ta den rörliga lön som betalats ut åren 2019, 2018 och 2017 och delar det med tre. Summan lägger ni till den eventuella fasta lönen.

Vi får även många frågor om olika bonusmodeller och om de verkligen ska tas med när man anmäler lön. I princip är alla olika bonusmodeller pensionsmedförande. Ofta är detta en överraskning för många arbetsgivare, som tror att deras bonussystem inte behöver tas med när de ska rapportera ITP-lönen.

Läs mer och se exempel
Läs gärna mer om lön och lönerapportering på vår hemsida. Det finns också en sammanställning över vilka löneslag som är pensionsmedförande.

Och, om ni inte har anmält er till vårt internetkontor, passa på att göra det! Det kommer att underlätta för er när ni ska rapportera löner, speciellt om ni har tjänstemän med ITP 1 på företaget och du rapporterar lön varje månad.